Procurando por uma ferramenta simples e prática para te auxiliar a otimizar a sua gestão de projetos? A Matriz RACI é a escolha ideal para grandes projetos ou até mesmo uma liderança mais assertiva.
E para te ajudar a entender porque ela é fundamental, como funciona e quais são seus benefícios, preparamos esse artigo.
O que é a Matriz RACI e qual a sua importância?
Ela é uma ferramenta para otimizar a gestão de projetos e processos. Assim como todas as matrizes, ela ajuda na percepção, distribuição e cruzamento de informações. Por isso ela é fundamental para administração de projetos, especialmente os que envolvem vários colaboradores e tarefas.
Também pode ser excelente para gestão de departamentos e equipes nos momentos de crise ou grande pressão. Afinal, a Matriz RACI ajuda a otimizar a comunicação, evitando problemas ainda maiores nos momentos difíceis.
Como funciona a Matriz RACI?
RACI é uma abreviação para simplificar o nome das funções existentes no projeto. De maneira geral elas são definidas em:
1) Responsáveis (Responsible)
Como o nome deixa a entender, os responsáveis serão os colaboradores ou equipes que farão as tarefas do projeto.
Por exemplo, em um departamento de atendimento ao cliente com um projeto para atender chamados referentes a uma campanha de BlackFriday, os responsáveis serão as equipes de funcionários que realizarão esse atendimento específico.
Ou seja, eles estarão na linha de frente da ação/situação/projeto/equipe.
2) Aprovadores (Accountable)
Só pelo nome é possível ter uma noção de que o aprovador é quem tem a palavra final no projeto ou equipe, não é mesmo? Essa pessoa ou grupo de colaboradores terá autoridade, ficando responsável pela revisão final antes da aprovação, assim como acompanhamento das atividades durante o dia a dia.
Lembrando que é fundamental que o aprovador forneça todo o suporte para a equipe, além de criar um bom canal de comunicação. Dessa forma, será possível manter todos atualizados com datas, detalhes, imprevistos, ações, etc.
Seguindo o mesmo exemplo para atendimento ao cliente de Black Friday, o aprovador seria o coordenador da equipe de SAC que fará os atendimentos da campanha.
3) Consultado (Consulted)
Essa sigla engloba os especialistas ou pessoas que possuem conhecimento vital para o progresso ou desenvolvimento eficaz do projeto. Esses consultores podem ser internos ou externos, sua escolha dependerá do projeto, porte e capital da organização.
Basicamente é ele quem agrega maior valor para o produto ou serviço em desenvolvimento. Seja através de ideias inovadoras, conhecimentos ou experiências profissionais anteriores.
Continuando com o mesmo exemplo anterior, um consultor interno seria o gerente ou líder do departamento de atendimento ao cliente. Quanto ao externo, seria uma pessoa especialista em SAC nos períodos de BlackFriday ou de grandes demandas.
4) Informado (Informed)
Por fim, temos a pessoa, grupo de colaboradores ou equipes que precisam ser informadas do projeto, ações, processos e progresso. Além da equipe ou colaborador interno, aqui também se encaixa stakeholders e clientes que podem ter alguma ligação com o projeto ou campanha em questão.
Porém, diferente das outras funções listadas acima, eles não possuem nenhuma função ou tomada de decisão no projeto em si. Apenas precisam ser comunicados da existência, progresso ou resultado final.
Como usar a Matriz RACI?
Utilizar a Matriz RACI é mais fácil do que parece. Mas, é preciso seguir 4 regras para que seu uso seja realmente eficiente. Confira:
- Cada atividade deverá ter ao menos um responsável;
- Para cada tarefa do projeto deverá ter apenas um aprovador;
- Um projeto com interesse final externo deverá ter, no mínimo, um consultor e um interessado. Já para projetos somente com interesse interno não é preciso que exista nenhum deles.
- Caso necessário, os responsáveis podem assumir o papel de aprovadores de suas atividades.
Além disso, é importante ter em mente mais alguns pontos na hora da criação de sua matriz RACI. São eles:
- Tenha as atividades do projeto bem definidas e distribuídas entre os integrantes;
- Atribua cada responsabilidade seguindo as siglas do RACI para todos os envolvidos;
- Antes de iniciar o projeto faça uma reunião com todos os envolvidos para verificar se eles estão de acordo com a distribuição na RACI. Do mesmo modo, é importante verificar se eles estão aptos para as responsabilidades atribuídas.
Quais os benefícios da Matriz RACI?
Os principais benefícios podem ser resumidos em:
- Melhora na comunicação da equipe;
- Tarefas distribuídas de maneira mais assertiva possível;
- Conclusão de metas e processos segundo o planejamento inicial;
- Equilíbrio na distribuição de responsabilidades entre os integrantes;
- Otimização de tempo, energia e demais recursos;
- Rápida identificação e solução de gaps existentes;
- Gestão de crises e redução dos impactos negativos.
Agora você já sabe porque a Matriz RACI é tão importante para as equipes gerenciarem projetos, processos e crises. Para continuar aprendendo sobre assuntos como esse basta acompanhar nosso Instagram, Facebook ou LinkedIn.